Barter sisteminde üye firmaların sayısı arttıkça ürün yelpazesi genişlediğinden, üye sayısının çokluğu
sistemin kalitesiyle doğru orantılıdır. Ekonomik faaliyetlerin bir şekilde içinde bulunan her işletme, barter sistemine üye olabilmektedir. Üyeler bazen belirli bir süre için sisteme dahil olmakta, bazen de yalnızca bir işlem için üye olabilmektedir. Özel şahıslar barter organizasyonlarına herhangi bir arzları olmadığı için üye olamamaktadırlar. Ancak, barter organizasyonlarına üye olan bir firmada çalışmaları durumunda, ilgili firmanın barter hesabı üzerinden ve maaşlarından kesilmek üzere düzenlenebilecek özel bir anlaşmayla barter sistemini kullanabilmektedirler.
Barter sistemine üye olmak için öncelikle bir barter şirketine başvurmak gerekmektedir. Pazar ve sektör kısıtlaması olmaksızın her ticari işletmenin, sisteme üye olma hakkı vardır. Bir vergi numarasına sahip olunması ve piyasadaki itibari durum, sisteme dahil olmak için yeterli olmaktadır. Ancak bu konuda faaliyet gösteren şirketlerin üyelik şartları birbirinden farklı olabilmektedir.
Barter sisteminin sağlıklı ve düzenli işleyişini sağlayan barter şirketi, kendisine yapılan üyelik başvurusunu, sistemin başarısını dikkate alarak değerlendirme hakkına sahip olmaktadır. Bu değerlendirme, başvurunun yapıldığı tarihte ya da ileri bir tarihte üyeliğin kabul edilmesi şeklinde sonuçlanmaktadır. Bununla birlikte, başvuruyu yapan işletmenin barter sistemine üye olamayacağı kararı da verilebilmektedir.Üyelik kararını belirleyen temel faktör, barter sistemindeki arz-talep dengesi, üye olmanın ilk şartı ise, barter şirketinin değerlendirme sonucunun olumlu olmasıdır.
Üyelik başvurusu onaylanan firma ile barter şirketi arasında karşılıklı hak ve yükümlülüklerin tanımlandığı üyelik sözleşmesi imzalanmaktadır. Üye firma için bilgi bankasında dosya açılmakta ve firma ile ilgili bilgiler bu dosyalara kaydedilmektedir. Ayrıca her üye firma için bir cari hesap açılmakta, söz konusu firmanın barter sistemindeki hareketleri bu hesapta takip edilmektedir.
