Gmail, Outlook yada Apple Mail’den hangisini kullandığınız fark etmeksizin, bu ipuçları ihtiyacınız olan maili daha süratli bulmanıza destek olacak.

Sual: Gmail uygulamamda belirli mailleri bulmak, olması gerekenden oldukça daha zor. Bir şeyleri yanlış mı yapıyorum?

Yanıt: Normalde internette bir şeyler bulmamıza destek olma mevzusunda neredeyse tam bir tekel olan Google’ın kolayca aranabilir bir gelen kutusu üreteceğini düşünürsünüz. Ne yazık ki, bu soruna oldukça aşinayız ve Outlook ile Apple’ın Mail uygulamasını kullanan bıkkın insanlardan da aynı şikayeti duyuyoruz, doğrusu problem Gmail ile sınırı olan değil. Kullanılabilir tek bir unsur var: Uygulamalar, e-posta arama neticelerini ilgi düzeyine bakılırsa değil, mesajların güncelliğine bakılırsa önceliklendirme eğiliminde. Ve bu asla destek olmuyor.

Suni zekâ aramanıza destek olabilir

Son zamanlarda yaşamın her noktasında karşımıza çıkan suni zekâ araçları bu mevzuda da oldukça destek olabilir. Gerektiğinde, daha zekice arama yapmak için Google’ın parasız Bard AI söyleşi robotu kullanılabilir. Mesela ‘İstanbul’a uçuşum ne vakit’ benzer biçimde bir suali Bard’a yazmak, Gmail üstünde hedefli bir arama için doğru havaalanı kodunu hatırlamaya çalışmaktan çoğu zaman daha kolay.

Suni zekâya güvenmeyenler ya da iş için Outlook kullanmak zorunda kalan yada Apple’ı sevdikleri için Mail’i tercih edenler için de aramaya destek olabilecek uygulamalar var.

Arama operatörlerini posta kutusunda da kullanın

Belirli bir ifadeyi tırnak içine almanın arama neticelerini tam olarak bu ifadeyi içeren iletilerle sınırladığını muhtemelen biliyorsunuzdur. Mesela: “etkinliğimize davetlisiniz” yazarak, aldığınız tüm davetiyeleri listeleyebilirsiniz.

Aramanızı belirli kişilerden aldığınız yada belirli kişilere gönderdiğiniz mesajlarla daraltmak için “from:” ve “to:” kullanabileceğinizi bilmiyor olabilirsiniz. Mesela, this-from: kişiadı@şirketadı.com “senelik değerlendirme” benzer biçimde bir sorgu, son performans değerlendirmenizi süratli bir halde bulmanıza destek olacaktır.

“Operatörler” olarak adlandırılan bu araçlar, birazcık değişik şekillerde çalışsa da, üç büyük e-posta uygulamasında da mevcut. Mesela Apple Mail’de “12/3/2023-12/6/2023” yazarak aramanızı 3 Aralık ve 6 Aralık tarihleri içinde aldığınız yada gönderdiğiniz e-postalarla sınırlandırabilirsiniz. Sadece Gmail’de aynı arama için “After:12/3/2023” ve “Before:12/6/2023” kullanmanız gerekiyor.

Gmail’de belirli kategorilerdeki e-postaları bulmak için “in:” (mesela, “in:trash” yada “in:archive”) Outlook’ta ise “category:” kullanabilirsiniz. Bu ipuçlarıyla eleme ve arama işini birazcık daha kolay bir hale getirmek mümkün.

Wall Street Journal makalesinden Türkçeleştirildi.