Barter sisteminde mal veya hizmetlerin satış şartları alıcı ve satıcı arasında birebir görüşülerek belirlenmektedir. Bu şartlar belirlendikten sonra satıcı firma, barter şirketinden alıcının kredi limitinin uygun olup olmadığını öğrenerek satış onayı almaktadır. Ürünle ilgili şartlarda anlaşan alıcı ve satıcı tarafından imzalanarak barter şirketine gönderilen çekte, ürünün bedeli, işlemin hangi firmalar arasında yapıldığı ve barter şirketinin işleme verdiği onay bulunmaktadır. Barter şirketi, söz konusu belgeye dayanarak satıcı firmaya alacak dekontu, alıcı firmaya da borç dekontu göndermektedir. Barter işlem dekontları, gerçekleşen her barter işlemi için işlemin yapılabileceğini gösteren ve üzerinde sistemin satılabilir yetki kod numarası bulunan sistem evrakıdır. Bu dekontlardaki satış tutarı, işlem tarihindeki döviz kurundan, sistemin kullandığı döviz cinsiyle gösterilmektedir.
Alıcı firma sisteme olan satın aldığı ürünün bedeli miktarındaki borcunun tamamını kendi ürünlerine gelen talepleri satışa çevirerek bir defada ödemektedir. Satış yapan firma ise, ürününün satış bedeli tutarındaki sistemden alacağını, sistem üyesi firmaların ürünlerinden, ihtiyaç duyduklarını satın alarak tahsil etmektedir. Tahsilat, satışın yapıldığı anda birebir olabileceği gibi, sonradan değişik zamanlarda, değişik meblağların toplamıyla da gerçekleşebilmektedir.
Satıcı firma, alacağını tahsil edene kadar sistemden mal ve hizmet satın alma yetkisine sahiptir. Alıcı firma ise, ardışık satın aldığı ürünlerde, işlemlerin gerçekleştiği her tarih için ayrı ayrı 9 aylık ödeme süresine sahip olmaktadır. Ürün satmadan, ayrı zamanlarda gerçekleşen çok sayıdaki satın almaların
bedelinin ödemesine, satın alınan ilk üründen başlanmaktadır. İlk ürünün bedeli bir işlem veya birkaç işlem satış ile ödendiğinde, ikinci ürünün bedelinin ödenmesine sıra gelmektedir ve ödemeler bu şekilde devam etmektedir.
Barter sisteminden mal alarak sisteme borçlanan firmaya borcunu geri ödemesi için uygulanan farklı
yöntemler bulunmaktadır. Yurt dışındaki pek çok barter şirketi, borçluyu kendi ürünü ile ödeme yapması konusunda zorlamak için, söz konusu borca faiz uygulamaktadır. Türkiye’de ise borçlu firmaya 9 veya 12 ay vade tanınmakta ve bu süre içerisinde ürünü satarak ödeme yapması beklenmektedir. Eğer borçlu firma süre sonunda ürününü satarak geri ödeme yapmazsa, borcunu defaten nakit olarak ödemesi istenmektedir. Bu uygulamada pek rastlanmayan ve tercih edilmeyen bir durumdur. Ancak, yüksek enflasyon ortamında borçlu için, borçlu kalmanın cazibesi, nakit ödeme korkusu ile giderilmeye çalışılmaktadır.
Sistemde ürün satarak alacaklı durumda olan firmanın tahsilat yapması, ihtiyacı olan ürünlerin sistemde bulunması ile mümkün olduğundan, satış yapacak olan firma, söz konusu satıştan önce, sistemden neler alabileceğini dikkate almalıdır. Aksi halde, sistemde istediği malı hemen bulamayacağından alacağını nakit olarak tahsil etmek veya talebini sistem dışından elde etmek için 9 veya 12 aylık süreyi beklemesi gerekecektir. Ancak, bu durumda firmanın alacağı döviz hesabında bulunduğundan, firma ihtiyacı olan malların daha sonraki bir zaman sisteme girmesini beklemeyi de tercih etmektedir.
